Na czym polega archiwizacja dokumentów? Archiwizacja dokumentów to proces sortowania, katalogowania oraz nadawania kategorii, określającej okres przechowywania ważnej dokumentacji. Powinna nie tylko zabezpieczać poufne informacje biznesowe, lecz także umożliwiać ich szybkie odnalezienie, jeżeli tylko zajdzie taka potrzeba. c) archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu Okres przechowywania „nowej” i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy – wzór informacji. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przedmiotowy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie zatem zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą W ostatnich latach doszło jednak do istotnych zmian w tym zakresie. W zależności od daty nawiązania stosunku pracy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lub 50 lat. Co więcej, pracodawca może również decydować o zmianie formy prowadzenia akt osobowych. Co należy wiedzieć o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Razem z nim pracownik musi otrzymać informacje na temat przechowywania akt pracowniczych. Do końca 2018 roku akta te musiały być przechowywane przez 50 lat. Obecnie, zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 roku (DzU poz. 357), okres ten uległ skróceniu i wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w radca prawny. Data publikacji: 10 maja 2023 r. 17 maja 2023 r. wchodzą w życie przepisy regulujące zasady przechowywania dokumentów dotyczących nowych uprawnień pracowniczych. Sprawdź, gdzie przechowywać wnioski pracowników szkoły o urlop opiekuńczy, zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej czy elastyczną organizację Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracodawca po ustaniu stosunku pracy ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 10 lat, jeśli pracownik był zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku, przez 10 lat, jak został zatrudniony w latach 1999-2018 po ówczesnym złożeniu oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA oraz przez 50 lat jeżeli 9. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat począwszy od 1.01.2019 r. 10. Obowiązki płatników wobec ZUS z tytułu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji od 1.01.2019 r. W trakcie szkolenia uczestnicy skompletują teczkę akt osobowych. Szkolenie uwzględnia zmiany . wprowadzone: QXrlI7p. Od 1 stycznia 2020 r. wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jaka temperatura i wilgotność powinna być zachowana w pomieszczeniach, gdzie archiwizowana jest dokumentacja? Kontrola i rejestracja temperatury i wilgotności w procesie przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2020 Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS Odpowiednia temperatura i wilgotność Obowiązek zabezpieczenia odpowiedniej temperatury, wilgotności oraz dostępu osób nieupoważnionych należy odczytać pozytywnie i ze zrozumieniem. Problem pojawia się w próbie zdefiniowania co oznacza sformułowanie: odpowiednia temperatura i wilgotność? Obowiązek każdego pracodawcy od 1 stycznia 2020 r. Pytanie jest poważne, gdyż przepis ten zacznie obowiązywać każdego pracodawcę od Zgodnie z § 22 w/w rozporządzenia pracodawcy mieli 12 miesięcy (liczone od na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Resort pracy i PIP W tym zakresie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z oraz Państwowa Inspekcja Pracy z dnia W wyjaśnieniach czytamy: " [...] parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców." Zgodnie z par. 6 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza - od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%, dla temperatury - od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki rejestrowane. Ponadto dokumentację papierową należy chronić przed: kurzem, pleśnią, zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W dalszej części wyjaśnień czytamy: "Dlatego też, zgodnie z ww. opinią resortu pracy (podzieloną przez Państwową Inspekcję Pracy), pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 Jednocześnie jednak resort podkreślił, iż ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary, należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy." Do pomiaru temperatury służą, jak wiadomo termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze. Temperaturę mierzymy w stopniach (w naszym kraju Celsjusza), a wilgotność powietrza w procentach. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dziennik Ustaw rok 2005 nr 32 poz. 284) Zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wprowadzone w 2019 roku, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczejPrzepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:akt osobowych pracowników,dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z 2018 r. poz. 2369), w którym wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowePracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części:A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracyPoza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;wytworzenia – dla dokumentacji płacowej(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy). Przykład o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lutego 2019 roku, DProkuI. przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 roku nie wskazywały okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy [...] oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. W doktrynie prawa pracy dominował natomiast pogląd, że wskazane jest przechowywanie wspomnianej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące wynagrodzenia oraz innych świadczeń/uprawnień pracowniczych, także np. urlopowych, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Skorelowany z długością okresu przedawnienia, trzyletni okres przechowywania ww. dokumentacji wydaje się być niezbędnym, minimalnym okresem umożliwiającym dochodzenie wspomnianych roszczeń i zapewnienie realizacji celów, jakim ta dokumentacja ma służyć (zgodnym także z zasadą ograniczenia przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO).Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy. Dokument aktualnyKatarzyna przepisy umożliwią pracodawcy skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat. Jednak skrócenie to nie będzie dotyczyło wszystkich pracowników. W pewnych okolicznościach 10-letni okres przechowywania akt osobowych będzie mógł ulec wydłużeniu. Sprawdź jeszcze 96 % treściAby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów posiadasz kontoZaloguj się Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r. Ponadto 10 grudnia2018 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia2019 r. ( z 2018 r. poz. 2369). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Zmieniło ono zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Na dokumentację pracowniczą składają się: 1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy: a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia2019 r. zyskały czteroczęściowy kształt (do 31 grudnia2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawartość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Układ akt osobowych) - rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy ( kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu) - ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej, b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej); 2) dokumenty płacowe - imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno. Akta osobowe w zmienionym kształcie Pracodawca prowadzący od 1 stycznia2019 r. akta osobowe w wersji papierowej - tak jak przed tą datą - powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów - umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym. Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być gromadzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i numerowane. Jeśli będą powiązane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery. Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli będzie ono dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych celów niż te, dla których dane zostały przekazane przez pracowników. W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji). Tabela 1. Układ akt osobowych Część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika Część C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy Część D - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu 1 2 3 4 Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części - według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumentacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko danych osobowych wymienionych w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych - wyłącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bardziej rygorystycznych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę Brak oficjalnego szczegółowego wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych Kopia wydanego świadectwa pracy Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: - z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym - z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji Potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291§ 4 - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Dokumenty związane z pod­noszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych Dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego Dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Dokumenty dotyczące udzie­lania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: - wstępnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 - okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Wniosek pracownika o po­informowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w spra­wach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania Dokumenty dotyczące wy­ko­nywania pracy w formie telepracy Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Na dokumentację pracowniczą od 1 stycznia2019 r. - zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji - składają się także: · dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, · dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, · karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz · karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Do powyższej listy należy również dołączyć ewidencje, wykazy i rejestry, których obowiązek posiadania wynika z innych przepisów niż rozporządzenie o dokumentacji - patrz tabela 3. Tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy Karta czasu pracy Wnioski pracownika Dokumenty różne Zgoda 1 2 3 4 Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i za­kończenia pracy O udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych Związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej W sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wie­ku do 14 lat (art. 188 Dotyczące uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu prze­ciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 Pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Liczba godzin nadliczbowych O ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy Dni wolne od pracy - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia O stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia O stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Czas pracy pracow­nika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej Ewidencje Rejestry Wykazy 1 2 3 Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - z 2018 r. poz. 1924 ze zm.) Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych (art. 2001 § 3 Ewidencja pracowników młodocianych (art. 193 Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy (art. 227 ust. 2 i § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy - Nr 33, poz. 166 ze zm.) Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 4 Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych; pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy ww. pracach (art. 222 § 2 i art. 2221 § 2 Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych) Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (art. 225 § 2 Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 Przepisy przejściowe Dokumentację pracowniczą zgodną z wprowadzonymi w 2019 r. przepisami pracodawca musi prowadzić dla osób, z którymi nawiązuje stosunki pracy od 1 stycznia2019 r. (§ 19 rozporządzenia o dokumentacji). W stosunku do dokumentacji osób pozostających w stosunkach pracy tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, również może, choć nie musi, zastosować nową strukturę (§ 21 rozporządzenia o dokumentacji). Ma bowiem prawo przechowywać te dokumenty (w tym karty ewidencji czasu pracy) w kształcie zgodnym z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji. Jednak dokumenty gromadzone od 1 stycznia2019 r. musi utrzymywać już w porządku przewidzianym nowym rozporządzeniem (§ 20 rozporządzenia o dokumentacji). UWAGA! Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana Od 1 stycznia2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 948 § 1 Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia2019 r. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty Jeśli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych). Odwzorowanie cyfrowe (także skan) musi spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia o dokumentacji. Chodzi o rozdzielczość ­e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną ilość bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego), przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku wszystkich zgromadzonych e-dokumentów. PRZYKŁAD 1 Do końca 2021 r. pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) - jej zdigitalizowaną wersję. Od 1 stycznia2022 r. zdecydował o pozostaniu wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, musi - po pierwsze - sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu osobowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi przygotować skan (lub inną formę odwzorowania cyfrowego) każdego brakującego dokumentu. Jeśli w przyszłości chciałby powrócić do wersji papierowej, jego obowiązkiem będzie dokonanie wydruku każdego e-dokumentu znajdującego się w dokumentacji obecnych i byłych pracowników. Krok. 2. Podpisz przygotowane e-dokumenty lub wydruki Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba musi następnie opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma bowiem moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej: eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS). W razie przechodzenia z cyfrowego na papierowy wariant dokumentacji pracowniczej przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi. Krok 3. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty, a byłym pracownikom wysyła ją na papierze albo elektronicznie, przy czym w tym przypadku treść zawiadomienia powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. W każdym przypadku powinien uzyskać pokwitowanie odbierającego (§ 15 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca ma doręczyć informację lub zawiadomienie osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). W razie niemożności doręczenia przesyłki przez operatora zadziała zasada podwójnego awizowania. Oznacza to, że najpierw operator pozostawi wiadomość o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Natomiast gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta w tym terminie, wówczas operator zostawia drugie awizo z terminem odbioru nie dłuższym niż 14 dni od pozostawienia pierwszej wiadomości. Z upływem ostatniego dnia tego terminu pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną, a informację albo zawiadomienie włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 ust. 3-5 rozporządzenia o dokumentacji). Powyższe zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej zostały zawieszone od 18 kwietnia2020 r. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie pandemii COVID-19 nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu. Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Krok 4. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, którzy udokumentują swoje uprawnienie do odbioru, tj.: · dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych, · przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, · małżonka (wdowy i wdowca), · rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma następować osobiście i za pokwitowaniem - w formie, w jakiej była przechowywana (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). W ten sam sposób powinna być odbierana e-dokumentacja, którą pracodawca wydaje na nośniku danych, wcześniej uporządkowana zgodnie z wymogami dotyczącymi przenoszenia danych między systemami teleinformatycznymi określonymi w rozdziale 4 rozporządzenia o dokumentacji. Jeśli natomiast pracodawca będzie wydawał e-dokumentację za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw jednoznacznie zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). PRZYKŁAD 2 Pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale od 1 stycznia2022 r. zdecydował się wyłącznie na wersję cyfrową. W związku z tym wysłał do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika informacje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci do 31 stycznia2022 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji, będzie musiał wydać dokumenty w takiej formie, w jakiej je przechowywał. Upływ terminu wydania dokumentacji w konkretnym przypadku zależy od terminu doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji. Krok 5. Zniszcz nieodebraną dokumentację Jeśli dokumentacja pracownicza w poprzedniej formie nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 PRZYKŁAD 3 Kontynuując poprzedni przykład - pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wersję dokumentacji pracowniczej nawet w dzień po upływie terminu dla danego obecnego lub byłego pracownika. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów, nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby pracodawca wydał je tej osobie. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Artykuł 94 pkt 9b określa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie: · poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych, · integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad, · kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej, · dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej Jeśli pracodawca prowadzi od 1 stycznia2019 r. dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji). Takie zasady należy stosować do dokumentacji wszystkich pracowników aktualnie pozostających w stosunkach pracy, a wobec byłych pracowników należało je wdrożyć najdalej do 1 stycznia2020 r. (§ 22 rozporządzenia o dokumentacji). Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej Gdy pracodawca zdecydował od 1 stycznia2019 r. o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni: · zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, · integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur), · stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian, · skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, · wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części, · funkcjonalność wydruku dokumentacji. Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. ...